Các bước:
Bước 1: Đăng nhập vào Web và vào mục Avatar phía trên bên phải.
Bước 2: Chọn mục Cài đặt.
Bước 3: Vào mục yêu cầu chọn loại yêu cầu muốn tạo quy trình và chọn Quy trình →Tạo mới
Bước 4: Điền thông tin khởi tạo và người duyệt yêu cầu và nhấn tạo mới
● Mục khởi tạo:
Bước 1: Đặt tên gợi nhớ, chi nhánh và phòng ban/nhân viên được áp dụng vào quy trình
Lưu ý: Nếu không chọn phòng ban/nhân viên thì hệ thống sẽ mặc định áp dụng cho tất cả phòng ban/nhân viên thuộc chi nhánh đã chọn, ngược lại nếu chỉ chọn cụ thể phòng ban/nhân viên nào thì chỉ áp dụng cho mục đã chọn.
● Mục người duyệt:
Bước 1: Chọn tên người duyệt đơn yêu cầu, hoặc có thể chọn theo người có chức danh trong phòng ban nào đó, hoặc có thể chọn theo người quản lý trực tiếp. Nếu chọn cả 3 cách người duyệt hệ thống sẽ gửi về bao gồm cả 3 hình thức
Bước 2: Phương thức duyệt: chọn 1 trong 3 hình thức
Bước 3: Người được xem: Khi bạn chọn người được xem thì người đó chỉ được xem đơn yêu cầu (không được duyệt yêu cầu)
Bước 4: Bấm cập nhật để hoàn tất tạo mới quy trình
Lưu ý 1: Nếu muốn tạo nhiều cấp duyệt chọn dấu cộng và tạo thêm cấp duyệt tiếp theo tương tự cấp duyệt thứ nhất
Lưu ý 2:
- Trường hợp nếu các loại yêu cầu khác có cùng với quy trình duyệt đã tạo chỉ cần sao chép quy trình duyệt đã tạo
- Trường hợp đã sao chép muốn điều chỉnh lại quy trình chỉ cần vào quy trình gốc cập nhật, và nhấn có khi hệ thống thông báo “ Bạn có muốn cập nhật những cấu hình liên quan không?”
- Cách nhận biết quy trình gốc: rê chuột vào dấu “?” ở cuối tên quy trình
Hỏi đáp:
1. Quy trình duyệt gồm nhiều cấp duyệt, vậy khi nhân viên gửi đơn thì hệ thống sẽ gửi lần lượt cho từng cấp hay gửi cho tất cả các cấp của đơn yêu cầu đó?
Trả lời: Hệ thống sẽ lần lượt gửi đến cho từng cấp, cấp 1 duyệt xong sẽ gửi đến quản lý cấp 2, cấp 2 duyệt xong gửi đến quản lý cấp 3,...
2. Trường hợp cấp 1 đã duyệt nhưng người quản lý cấp 2 đã nghỉ việc nên không thể duyệt đơn được nữa thì xử lý thế nào?
Trả lời: Quản trị cấp cao (admin root) được duyệt tất cả những đơn yêu cầu trên hệ thống bao gồm cả trường hợp trên.
3. Vì sao nhân viên mới gửi đơn yêu cầu thì lại gửi đến cho nhiều người quản lý dù không phải quản lý của bạn?
Trả lời: Nếu nhân viên chưa được set quy trình duyệt thì khi gửi đơn hệ thống mặc định sẽ gửi đến tất cả các nhóm quản lý trên hệ thống.
4. Nếu nhân viên ở trong 2 quy trình duyệt thì hệ thống xét như thế nào?
Trả lời: Nhân viên thuộc cùng lúc 2 quy trình thì hệ thống sẽ ưu tiên gửi về quy trình nào nằm thứ tự đầu tiên.