I. Giới thiệu:
Thiết lập lịch làm việc là quá trình lập kế hoạch và tổ chức thời gian dành cho các nhiệm vụ, công việc, và hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu của việc này là để quản lý thời gian hiệu quả, đảm bảo bạn hoàn thành công việc đúng hạn, và giữ được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
- Sau khi bạn đã đã điền các thông tin cần thiết của ca làm và thiết lập ca bạn có thể thiết lập lịch làm việc cho nhân viên. Có 2 loại ca trong hệ thống:
- - Một là PHÂN CA CỐ ĐỊNH, nghĩa là Thời gian hoạt động của Ca sẽ cố định hàng tuần. Ví dụ các Ca làm hành chính. Bạn sẽ đánh dấu thời gian hoạt động của Ca trong thời gian từ Thứ 2 đến Thứ 7 (Trong trường hợp công ty bạn chỉ làm nửa ngày Thứ 7 thì bạn sẽ tạo 1 ca dành cho Thứ 7 và để 0.5 công). Các Ca làm này sẽ lặp lịch hàng tuần trong 1 tháng.
- - Hai là CA KHÔNG CỐ ĐỊNH, nghĩa là Thời gian hoạt động của Ca phụ thuộc và thời gian làm việc của nhân viên. Ví dụ các nhân viên làm partime, cộng tác… có ca làm không cố định hàng tuần mà họ sẽ đăng ký ca làm hoặc được sắp xếp bởi Quản lý. Khi đó Bạn không cần đánh dấu thời gian hoạt động của Ca. Sau đó bạn sẽ sắp xếp Ca làm này sau.
II. Các bước:
Bước 1: Đăng nhập vào Web và vào mục Chấm công phía trên bên phải
Bước 2: Chọn nút Tạo ca làm
Bước 3: Thiết lập chi tiết đánh dấu vào các ngày cho ca làm cố định và không đánh dấu ngày cho ca làm Linh động
Hỏi đáp:
Câu hỏi 1: Tại sao việc thiết lập lịch làm việc lại quan trọng?
Trả lời: Thiết lập lịch làm việc quan trọng vì nó giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, đảm bảo bạn hoàn thành các nhiệm vụ đúng hạn và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Khi bạn có một lịch làm việc rõ ràng, bạn có thể ưu tiên các công việc quan trọng, giảm căng thẳng và tăng năng suất làm việc.
Câu hỏi 2: Trên Tanca, nếu tôi không thiết lập lịch làm việc, thì nhân viên có thể chấm công vào bất cứ thời gian nào không?
Trả lời: Nhân viên có thể chấm công vào bất cứ thời gian nào. Tuy nhiên, chúng ta sẽ cần bắt buộc tạo ca làm việc, để từ đó hệ thống căn cứ vào thời gian làm việc của ca và xác định nhân viên đã làm việc được bao nhiêu công hoặc bao nhiêu tiếng
Câu hỏi 3: Làm thế nào để xác định các nhiệm vụ cần thực hiện trong một ngày làm việc?
Trả lời: Để xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, bạn có thể bắt đầu bằng cách lập danh sách tất cả các nhiệm vụ và mục tiêu bạn cần hoàn thành. Sau đó, đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Sử dụng phương pháp như Ma trận Eisenhower để phân loại nhiệm vụ và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất.