I. Giới thiệu:
Hướng dẫn tạo hợp đồng điện tử (ký bằng chữ ký điện tử)
II. Các bước:
Kết nối chữ kỹ số |
Bước 1: Vào Avatar → chọn Tích hợp
Bước 2: Chọn ứng dụng Chữ ký số
Bước 3: Nhấn Kết nối
Tạo chữ ký số |
Bước 1: Vào Nhân sự → Chọn tên Nhân viên → chọn Chữ ký số
Bước 2: Chọn Sửa
Bước 3: Chọn Chữ ký mẫu để tạo mẫu chữ ký
Bước 4: Nhập tên chữ ký mẫu, ký tên và chọn vị trí thông tin chứng thực
1: Tạo chữ ký bằng vẽ chuột
2: Tạo chữ ký bằng nhập thông tin
3: Di chuyển chữ ký
4: Thêm hình ảnh chữ ký mẫu vào ô chữ ký
Bước 5: Vào Chữ ký cá nhân → tạo mới chữ ký cá nhân
Bước 6: Nhập thông tin và tạo mới
Lưu ý: Chọn đúng nhà cung cấp đã đăng ký trước đó và nhập mã định danh hệ thống sẽ hiện thị mã chứng chỉ đã đăng ký trước đó
Tạo hợp đồng điện tử |
Bước 1: Vào mục Nhân sự → Hợp Đồng
Bước 2: Tạo Hợp đồng mới và tick chữ ký số
Bước 3: Chọn hợp đồng → Chữ ký số
Bước 4: Cập nhật thông tin hợp đồng
Lưu ý:
Chọn file hợp đồng: Thêm file PDF đã có sẵn trước đó hoặc file PDF xuất từ hợp đồng Tanca
Ngày hết hạn: Ngày hết hạn ký hợp đồng
Bước 5: Cấu hình người ký
Thứ tự ký:
Tự do: Các đối tượng ký không cần theo thứ tư
Theo thứ tự: Các đối tượng ký phải theo thứ tự từ trên xuống
Đối tượng ký:
Tổ chức của tôi ; Đối tượng ký là trong cùng một tài khoản Tanca
Vai trò: chọn đối tượng người xem hoặc người ký
Ký/ Xác thực: chọn hình thức Ký/ xác thực
b. Đối tác: Đối tượng ký là đối tường ngoài tài khoản Tanca
Cập nhật tương tự đối tượng tổ chức của tôi, và cập nhật Mã số thuế / CCCD
Bước 6: Tiếp tục → Thiết kế hợp đồng
Kéo thả các chữ ký đến nơi cần ký
Sau đó tick vào ô chữ ký và chọn người ký
Bước 7: Nhấn tiếp tục → kiểm tra lại thông tin → Hoàn thành
Ký hợp đồng |
Sau khi hợp đồng điện tử đã được tạo → Hệ thống sẽ Thông báo đến người ký, tùy đối tượng ký là người trong tổ chức hay đối tác thông báo sẽ khác nhau
Người trong tổ chức
Thông báo sẽ được báo đến web/app Tanca ở mục thông báo
Bước 1: Mở hợp đồng cần ký → Nhấn xác nhận ký hệ thống sẽ chuyển đến mục cần ký
Bước 2: Nhấn xác nhận ký
Bước 3: Chọn chữ ký số đã cài đặt trước đó
Bước 4: Vào app Chữ ký số để ký theo hướng
Lưu ý: Ở mỗi Giao dịch hạn ký chỉ được 5 phút đối với nhà cung cấp VNPT, 3 phút đối với nhà cung cấp Viettel kể từ khi xác nhận ký trên app Tanca, trường hợp hết thời hạn hoặc nhấn hủy, khi đó hợp đồng trên Tanca sẽ là chưa được ký
Đối tượng ký là đối tác:
Thông báo sẽ được báo đến web/app Tanca gửi về Email
Bước 1: Mở Email → chọn hợp đồng cần ký
Bước 2: Nhấn xem hợp đồng/ tài liệu → Đăng nhập vào (Nội dung đăng nhập, nhập theo thông tin nội dụng trong Email)
Bước 3: Xác nhận ký
Bước 4: Ký tên các hình thức có sẵn trên hệ thống → Ký
Bước 5: Nhập mã OTP xác nhận hệ thống gửi về Email
Sau khi nhập mã OTP là đã ký thành công
Hỏi đáp:
Câu hỏi 1: Chữ ký số là gì?
Trả lời: Chữ ký số là một công cụ quan trọng trong việc xác thực và bảo mật thông tin trong môi trường kỹ thuật số. Được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử, chữ ký số là một dạng mã hóa giúp xác minh danh tính của người gửi và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu hoặc thông điệp
Câu hỏi 2: Tác dụng của chữ ký số trong việc ký hợp đồng lao động là gì?
Trả lời: Chữ ký số mang lại nhiều lợi ích khi được sử dụng trong việc ký hợp đồng lao động. Dưới đây là những tác dụng chính của chữ ký số trong quá trình này:
- Xác Thực Danh Tính: Chữ ký số giúp xác nhận danh tính của các bên ký hợp đồng. Điều này đảm bảo rằng người ký hợp đồng thực sự là người mà họ tuyên bố, từ đó giảm nguy cơ giả mạo.
- Đảm Bảo Tính Toàn Vẹn: Khi hợp đồng được ký bằng chữ ký số, nội dung của nó được bảo vệ khỏi việc bị thay đổi hoặc làm giả sau khi hợp đồng đã được ký. Điều này giúp bảo đảm rằng các điều khoản trong hợp đồng không bị thay đổi mà không có sự đồng ý của các bên liên quan.
- Tiết Kiệm Thời Gian và Chi Phí: Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số giúp tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến việc in ấn, gửi và lưu trữ tài liệu giấy. Quá trình ký kết hợp đồng có thể thực hiện nhanh chóng và dễ dàng qua Internet.
- Dễ Dàng Trong Quản Lý và Lưu Trữ: Các hợp đồng ký điện tử có thể được lưu trữ và quản lý dễ dàng trong hệ thống điện tử, giúp việc tìm kiếm và truy cập các tài liệu trở nên thuận tiện hơn.
- Tính Pháp Lý: Trong nhiều quốc gia, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trên tài liệu giấy. Điều này có nghĩa là hợp đồng ký bằng chữ ký số thường được công nhận và có hiệu lực như các hợp đồng truyền thống.
- Bảo Mật Cao: Chữ ký số sử dụng các công nghệ mã hóa để bảo vệ tài liệu và thông tin cá nhân. Điều này giúp ngăn chặn việc làm giả chữ ký và đảm bảo rằng các thông tin nhạy cảm được bảo vệ.
- Dễ Dàng Cập Nhật và Thay Đổi: Nếu cần thay đổi các điều khoản trong hợp đồng, quá trình cập nhật và ký lại hợp đồng bằng chữ ký số có thể được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
Như vậy, việc sử dụng chữ ký số trong ký hợp đồng lao động không chỉ mang lại sự tiện lợi và bảo mật mà còn giúp các quy trình hành chính trở nên hiệu quả hơn.