I. Giới thiệu:
Mỗi 1 nhân viên sẽ có 1 bộ hồ sơ cá nhân riêng biệt, mục này cho phép bạn thiết lập các thông tin cá nhân của nhân viên: Tên, thông tin liên lạc, thông tin định danh,....
II. Các bước:
Thông tin cá nhân:
Bước 1: Bấm vào hồ sơ nhân viên bạn muốn xem hoặc SỬA
- Thông tin cơ bản: Tại đây bạn cập nhật các thông tin họ tên, ngày sinh, giới tính, mã nhân viên
- Liên hệ: Email, số điện thoại, các thông tin mạng xã hội
- Liên hệ khẩn cấp: Thông tin người thân và địa chỉ liên hệ
- Địa chỉ thường trú: Số nhà, thành phố, quốc gia
- Thông tin ngân hàng: Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng của nhân viên để sử dụng thanh toán lương
- Thông tin định danh: Số chứng minh thư, căn cước công dân, hộ chiếu
Bước 2: Cập nhật để lưu lại thông tin thay đổi
Lưu ý: Sau khi hoàn tất bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin bạn lưu ý bấm cập nhật để hệ thống lưu trạng thái chỉnh sửa mới nhất, nếu bạn quên thao tác bước này thì khi thoát ra khỏi mục này hệ thống sẽ trả về thông tin cũ trước khi điều chỉnh.
Thông tin hồ sơ Công việc
Bước 1: Bấm vào hồ sơ nhân viên bạn muốn xem hoặc sửa và chọn mục công việc
Tình trạng công việc:
- Ngày vào làm: Là ngày nhân viên thử việc tại tổ chức
- Ngày ký hợp đồng lao động: Ngày nhân viên làm việc chính thức tại tổ chức
- Ngày hết hạn: Ngày kết thúc hợp đồng lao động
- Hình thức làm việc: Chọn các hình thức tương ứng với hợp đồng lao động như thử việc, chính thức, thời vụ
- Cấu hình được đi trễ/về sớm theo số phút quy định: Thời gian cho phép nhân viên có thể có thời gian đi trể về sớm khác với giờ cho phép đi trể về sớm của phòng ban hay nhân viên khác
Thông tin công việc:
- Vùng: Tạo thông tin các vùng mà doanh nghiệp bạn đang hoạt động
- Chi nhánh: Chi nhánh là con của Vùng, thông thường là nơi làm việc của nhân viên
- Chi nhánh kiêm nhiệm: Bạn cho phép nhân viên được chấm công tại nhiều chi nhánh khác nhau ngoài chi nhánh chính thì sẽ gắn chi nhánh kiêm nhiệm
- Phòng ban kiêm nhiệm: Nhân viên làm việc hoặc hỗ trợ giữa 2 phòng ban, thì ngoài phòng ban chính bạn có thể gắn phòng ban kiêm nhiệm
- Chức danh kiêm nhiệm: Nhân viên có 2 chức danh công việc, thì ngoài chức danh chính bạn có thể gắn chức danh kiêm nhiệm
- Nhóm truy cập: Nhóm truy cập được sử dụng để phân quyền nhân viên (nhân viên, quản lý ...). Có 4 nhóm truy cập chính:
-> Quản lý: Nhóm truy cập cao nhất, có thể xem và quản lý toàn bộ danh sách nhân viên trên hệ thống
-> Quản lý vùng: Chỉ xem được danh sách nhân viên thuộc vùng của quản lý
-> Quản lý chi nhánh: Chỉ xem và quản lý được danh sách nhân viên thuộc chi nhánh chính và chi nhánh kiêm nhiệm của quản lý
-> Nhân viên: Đối với nhân viên thuộc nhóm truy cập này thì sẽ chỉ sử dụng các tính năng trên app, không đăng nhập lên website
- Quản lý trực tiếp: Người quản lý làm việc trực tiếp với nhân viên này,ngoài ra bạn có thể cập nhật thông tin này để sử dụng trong quy trình duyệt yêu cầu
- Hoạt động: Cho phép kích hoạt hoặc hủy kích hoạt một tài khoản
- Quyền trưởng phòng: Trưởng phòng chỉ quản lý và xem được nhân viên ở phong ban đó
- Quyền quản trị cao nhất: Tài khoản quản trị cao nhất, sử dụng toàn bộ tính năng trên hệ thống
Lịch sử thăng tiến: Nhân viên được quyết định tăng mức lương mới thì hệ thống sẽ ghi nhận lại quá trình tăng lương bao gồm các thông tin như ngày kí hiệu lực, loại hợp đồng, phụ lục hợp đồng
Lịch sử công tác: Lưu trữ thông tin đơn vị công tác của nhân viên
Tiền lương trợ cấp:
- Hình thức chi trả: Bạn chi trả nhân viên theo các loại hình thức như theo giờ, theo tháng, theo sản phẩm, theo doanh thu…
- Tên bậc lương: Mỗi mức lương sẽ tương ứng một cấp bậc, bạn có thể tùy chọn đặt tên bất kỳ
- Tiền lương thay đổi: Trong một kỳ lương mà nhân viên được hưởng 2 mức lương khác nhau thì mục này sẽ là điều kiện tính 2 mức lương theo khoảng thời gian tương ứng
- Phụ cấp: Các khoản phụ cấp này mang tính chất cố định, không thay đổi theo từng tháng như phụ cấp cơm trưa, phụ cấp nhà ở, phụ cấp thâm niên
- Thu nhập khác: Ngoài mức lương chính bạn có thể tạo nhiều mức lương khác như mức lương thử việc, mức lương đóng bảo hiểm xã hội ở mục này
Hợp đồng: Thông tin hợp đồng chi tiết của nhân viên
Bảo hiểm: Thông tin bảo hiểm gồm mã số bảo hiểm, số thẻ bảo hiểm y tế
Bước 2: Bấm cập nhật các thông tin đã bổ sung, điều chỉnh
Bước 2: Bấm Cập nhật để lưu thông tin thay đổi (nếu có)
Lưu ý: trước khi chuyển sang thư mục khác bạn hãy bấm cập nhật để hệ thống lưu trạng thái chỉnh sửa mới nhất, nếu bạn quên thao tác bước này thì khi thoát ra khỏi mục này hệ thống sẽ trả về thông tin cũ trước khi điều chỉnh.
Quản lý phép
Bước 1: Vào mục nhân sự chọn nhân viên muốn điều chỉnh và chọn mục Nghỉ phép
Bước 2: Chọn sửa và nhập số ngày phép bạn muốn điều chỉnh
Bước 3: Bấm Cập nhật để hoàn thành thao tác vừa điều chỉnh
Lưu ý: bạn chỉ có thể điều chỉnh cột tổng số ngày phép, cột số ngày phép đã nghỉ sẽ phụ thuộc vào đơn mà nhân viên đã gửi yêu cầu lên hệ thống, từ đó sẽ có cột ngày phép còn lại.
Quản lý tài sản
Bước 1: Vào hồ sơ nhân sự mà bạn sẽ cấp phát tài sản
Bước 2: Chọn Tài sản và bấm Cấp tài sản
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin chi tiết về thiết bị và thời gian Cấp phát
Bước 4: Chọn Cấp phát
Quản lý tài liệu
Bước 1: Mở hồ sơ nhân viên bạn đang muốn cập nhật Tài liệu -> Tài liệu -> Tạo mới
Bước 2: Chọn Tải lên và kéo thả tệp, hình ảnh cần cập nhật
Bước 3: Chọn thư mục và bấm tải lên để hoàn tất
Lưu ý: Bạn cần tạo mới một thư mục trước khi đăng tải tệp hoặc hình ảnh
Chấm công
Thư mục Tùy chọn
Bước 1: Tại mục Nhân sự và bấm mở hồ sơ nhân viên mà bạn muốn điều chỉnh
Bước 2: Bấm Sửa cho nhân viên bạn muốn
Bước 3: Chọn mục Chấm công và cài đặt
Đăng nhập trên nhiều thiết bị: Một nhân viên chỉ được sử dụng 1 điện thoại để đăng nhập nhưng nếu bạn cho phép nhân viên đăng nhập tài khoản của mình trên nhiều thiết bị, thì bạn có thể bật tính năng này. Tính năng cho phép bạn hoặc nhân viên có thể truy cập trên nhiều điện thoại và dùng chung 1 tài khoản.
Theo dõi vị trí trong ca: Theo dõi lộ trình của nhân viên trong ca làm. (Tính năng này yêu cầu thiết bị của nhân viên phải chia sẻ vị trí GPS, trong trường hợp nhân viên không muốn chia sẻ vị trí thì bạn không thể theo dõi lộ trình của nhân viên đó được. Tanca chỉ theo dõi vị trí trong khung giờ ca làm việc của nhân viên).
Không chấm công: Nhân viên sẽ không cần phải chấm công trên phần mềm nhưng vẫn tính lương đầy đủ hàng tháng. (Áp dụng: Trong tổ chức bạn có vài vị trí không cần phải check in/out nhưng bạn vẫn muốn ghi nhận tính lương theo mức lương của họ, bạn có thể sử dụng tính năng này).
Chấm công không ràng buộc: Cho phép thiết bị của nhân viên này có thể Check in/out bằng bất kì Wifi nào (mà không cần phải truy cập Wifi ID của công ty.), hoặc cũng có thể dùng 3G để chấm công, hoặc chấm công tại bất kì vị trí nào bên ngoài (mà không cần phải ở trong công ty).
Cho phép vào ca sớm ra ca sớm: Nhân viên này có thể vào trước giờ cho phép vào và về sớm hơn giờ cho phép ra nhưng vẫn phải đảm bảo thời gian theo khung giờ yêu cầu. (Áp dụng: Ví dụ một nhân viên có giờ làm việc 8 tiếng/ngày. Ca làm từ 8h-17h, nhưng nhân viên này có thể vào lúc 7h và làm đến 16h. Nếu thời gian làm việc đủ 8 tiếng hệ thống sẽ vẫn tính đủ 1 công)
Cho phép vào ca muộn ra ca muộn: Nhân viên này có thể vào sau giờ cho phép vào và về sau giờ cho phép ra nhưng vẫn phải đảm bảo thời gian theo khung giờ yêu cầu. (Áp dụng: Ví dụ một nhân viên có giờ làm việc 8 tiếng/ngày. Ca làm từ 8h-17h, nhưng nhân viên này có thể vào lúc 10h và làm đến 19h. Nếu thời gian làm việc đủ 8 tiếng hệ thống sẽ vẫn tính đủ 1 công).
Tự động chấm công: Nhân viên không cần chấm công trên phần mềm. Hệ thống sẽ tự động chấm công khi đến ca làm của nhân viên. (Áp dụng: Tính năng này thích hợp cho một vài vị trí không thể chấm công bằng máy chấm công hay điện thoại nhưng vẫn ghi nhận chấm công hàng ngày. Việc này để bạn có thể kiểm soát được những ngày nhân viên nghỉ và loại bỏ khỏi bảng chấm công khi tính công tháng. Ví dụ các bảo vệ của các công ty thường không cần check in/out).
Tự động ra ca: Nhân viên chỉ cần chấm Vào ca trên phần mềm và hệ thống sẽ tự Ra ca cho nhân viên.
Yêu cầu cung cấp hình ảnh khi vào ca: Khi nhân viên chấm công sẽ bị ràng buộc vào đúng Wifi hoặc vị trí GPS đã được thiết lập trên hệ thống Tanca, sau khi đã vào đúng Wifi/GPS thì phần mềm sẽ yêu cầu nhân viên cung cấp thêm hình ảnh của mình khi chấm Vào ca.
Yêu cầu cung cấp hình ảnh khi ra ca: Khi nhân viên chấm công sẽ bị ràng buộc vào đúng Wifi hoặc vị trí GPS đã được thiết lập trên hệ thống Tanca, sau khi đã vào đúng Wifi/GPS thì phần mềm sẽ yêu cầu nhân viên cung cấp thêm hình ảnh của mình khi chấm Ra ca.
Chấm công hộ: Cho phép tài khoản người dùng là một trong các quyền quản lý có thể chỉnh sửa, chấm hộ giờ công cho nhân viên khác. (Áp dụng: Ví dụ trường hợp các công ty xây dựng, nhà hàng thường có 1 Quản đốc hoặc Quản lý chấm công cho tất cả công nhân hay nhân viên. Quản đốc sẽ có danh sách hàng ngày của nhân viên trên điện thoại (dựa trên ca làm của họ). Khi đến Ca làm sẽ có danh sách này, Quản đốc chỉ cần đánh dấu vào là được. Trong trường hợp có rất đông công nhân, Quản đốc có thể lựa chọn đánh dấu tất cả, sau đó bỏ chọn những công nhân không tới làm).
Chấm công hộ bằng hình ảnh: Cho phép tài khoản người dùng là một trong các quyền quản lý có thể chấm hộ cho nhân viên khác bằng phương thức chụp hình.
Đăng nhập không cần OTP: Trong trường hợp nhân viên đăng nhập tài khoản nhưng không nhận được mã xác thực, thì Quản lý sẽ vào phần Chấm công trong hồ sơ nhân viên
Bước 1: Nhấn chuột liên tục vào dòng chữ THIẾT BỊ ĐĂNG NHẬP và tính năng ẩn cho phép Đăng nhập không cần OTP sẽ xuất hiện
Bước 4: Chọn Bật chốt xanh để sử dụng
Bước 5: Nhấn nút Cập nhật để hoàn tất.
Thiết bị đăng nhập:
Bước 1: Thông tin
Hệ thống sẽ liệt kê tất cả các thiết bị đăng nhập của nhân viên. Trong trường hợp nhân viên đó không được bật tính năng cho phép Đăng nhập trên nhiều thiết bị, và nhân viên đó muốn đổi thiết bị đăng nhập khác thì Quản lý có thể vào mục này rồi nhấn Xoá đi thiết bị cũ và nhấn nút Cập nhật.
Bước 2: Sử dụng các thao tác như lưu ý mục 1 để hoàn tất
Máy chấm công:
Bước 1: Thông tin
Mã chấm công của nhân viên ở trên máy chấm công. (Áp dụng: Nếu công ty bạn sử dụng Máy chấm công thì bạn cần nhập mã của nhân viên vào đây.
Bước 2: Bấm Cập nhật để lưu mã chấm công của nhân viên (nếu có)
Quản lý phân quyền
Bước 1: Mục Nhân sự và nhấn vào biểu tượng “…” bấm Sửa cho nhân viên bạn muốn điều chỉnh
Bước 2: Chọn mục Phân quyền. Nếu bạn cho phép nhân viên này được sử dụng những tính năng nào, bạn chỉ cần nhấn tick xanh vào ô của tính năng đó
Ghi chú: Khi nhân viên bạn dùng tính năng nào mà bạn không phân quyền cho sử dụng, thì hệ thống sẽ cảnh báo với nội dung Tài khoản không có quyền sử dụng tính năng
Hỏi đáp:
Câu hỏi 1: Tôi có thể theo dõi tình trạng nghỉ phép của nhân viên như thế nào trên Tanca?
Trả lời: Để theo dõi tình trạng nghỉ phép của nhân viên, trước tiên bạn cần vào hồ sơ nhân viên đó, bấm mở qua bộ Nghỉ phép. Ở đây, sẽ có cụ thể các thông tin liên quan để tình trạng phép như tổng số ngày nghỉ, số ngày đã nghỉ, số ngày nghỉ còn lại có thể sử dụng của từng loại phép (phép thâm niên, tiêu chuẩn, không lương,...)
Câu hỏi 2: Làm thế nào để chỉnh sửa thông tin cá nhân của một nhân viên?
Trả lời: Muốn chỉnh sửa thông tin của 1 nhân viên, bạn vào tính năng Nhân sự, tìm tên nhân viên đó tại các bộ lọc, mở vào chọn nút SỬA
Bạn muốn điều chỉnh thông tin tại mục nào, bấm vào mục tương ứng và bắt đầu điều chỉnh, sau khi điều chỉnh xong, hãy nhớ bấm Cập nhật để lưu lại thông tin mới thay đổi
Câu hỏi 3: Để cài đặt chấm công cho nhân viên, có thể cài đặt hàng loạt không?
Trả lời: Có, bạn có thể cấu hình chấm công cho hàng loạt nhân viên bằng cách Nhập file. Có thể tải về file mẫu từ hệ thống, sau đó nhập thông tin vào file mẫu, lưu lại sau đó tiến hành thao tác Tải lên hệ thống